Calon pembeli sudah memilih unit, sudah menentukan waktu datang, tetapi pada hari survei justru tidak hadir. Tim sales sudah menyiapkan jadwal, menghubungi pengelola lokasi, bahkan mengatur waktu untuk mendampingi site visit properti. Ketika calon pembeli batal mendadak atau tidak datang tanpa kabar, waktu tim dan kesempatan transaksi ikut terbuang.
Masalahnya sering dimulai dari jadwal survei unit properti yang hanya dicatat di chat pribadi sales atau spreadsheet. Setelah jadwal dibuat, konfirmasi dan pengingat masih bergantung pada ingatan masing-masing anggota tim.
Padahal, calon pembeli properti membutuhkan beberapa tahapan komunikasi sebelum benar-benar datang. Mereka perlu menerima detail jadwal, mengetahui lokasi, mengonfirmasi kehadiran, dan mendapatkan pengingat ketika hari survei sudah dekat.
Alur tersebut dapat dibuat lebih teratur tanpa membuat sales harus menghubungi setiap calon pembeli secara manual.
Kenapa Jadwal Survei Unit Properti Sering Berakhir Batal?
Dalam proses penjualan properti, survei unit merupakan tahap penting karena calon pembeli mulai melihat kondisi unit, lingkungan, akses, dan hal-hal yang sulit dinilai hanya dari foto atau chat.
Masalah muncul ketika jadwal sudah dibuat, tetapi proses setelah penjadwalan tidak dikelola dengan rapi.
Beberapa kondisi yang sering terjadi antara lain:
- Calon pembeli menyetujui jadwal, tetapi lupa waktu survei.
- Sales tidak sempat mengirim pengingat karena sedang menangani calon
pembeli lain. - Calon pembeli meminta perubahan jadwal melalui chat, tetapi
informasinya tidak segera diteruskan. - Jadwal survei tercatat di ponsel sales, sementara anggota tim lain
tidak mengetahui perubahan terbaru. - Lokasi dan waktu survei sudah pernah dikirim, tetapi calon pembeli
kembali bertanya karena informasi tertutup oleh chat baru. - Calon pembeli tidak memberikan konfirmasi menjelang jadwal, tetapi
sales tetap menganggap survei akan berlangsung.
Untuk bisnis properti, satu jadwal yang batal juga bisa memengaruhi susunan kerja tim. Sales harus mengatur ulang waktu, menghubungi calon pembeli, dan mencari kesempatan lain untuk melakukan kunjungan.
Karena itu, pengelolaan jadwal perlu dilihat sebagai bagian dari alur penjualan, bukan sekadar mencatat tanggal dan jam.
Dampak Batal Survei Properti ke Operasional Sales
Pembatalan survei properti yang berulang membuat pekerjaan sales menjadi lebih sulit diprediksi.
Sales yang seharusnya bisa mendampingi calon pembeli yang sudah siap melihat unit harus menghabiskan waktu untuk mengejar konfirmasi. Jika informasi jadwal tersebar di banyak chat, risiko salah informasi juga meningkat.
Ada beberapa dampak yang perlu diperhatikan.
Waktu sales terbuang
Sales biasanya sudah menyediakan waktu khusus untuk mendampingi site visit properti. Ketika calon pembeli tidak datang, slot tersebut tidak selalu bisa langsung digantikan oleh calon pembeli lain.
Tindak lanjut menjadi lebih panjang
Setelah calon pembeli batal, sales perlu menghubungi kembali untuk mengetahui alasan dan menawarkan waktu baru. Jika tidak ada alur tindak lanjut yang jelas, calon pembeli bisa berhenti merespons.
Peluang transaksi tertunda
Survei sering menjadi langkah penting sebelum calon pembeli masuk ke tahap berikutnya. Ketika kunjungan tertunda, proses pembelian juga ikut tertunda.
Beban administrasi bertambah
Tim harus mencari riwayat chat, mengecek jadwal, mencatat perubahan, lalu mengirim pesan kembali. Jika jumlah calon pembeli bertambah, pekerjaan manual seperti ini semakin menyita waktu.
Karena itu, tujuan pengelolaan jadwal bukan sekadar mengurangi calon pembeli yang tidak datang. Alurnya perlu membantu sales menjaga komunikasi sampai survei benar-benar terlaksana.
Cara Mengatur Jadwal Survei Unit Properti agar Lebih Teratur
Mulailah dari alur yang sederhana. Setiap jadwal sebaiknya memiliki informasi yang jelas dan status yang mudah diketahui tim.
1. Catat detail jadwal sejak awal
Saat calon pembeli menyatakan ingin datang, catat informasi yang dibutuhkan dalam satu tempat.
Minimal mencakup:
- Nama calon pembeli
- Nomor WhatsApp
- Unit atau proyek yang diminati
- Tanggal survei
- Jam survei
- Lokasi pertemuan
- Nama sales yang bertugas
- Status konfirmasi
Data tersebut membantu tim melihat konteks tanpa harus membuka percakapan lama satu per satu.
Untuk bisnis yang menerima banyak chat dari WhatsApp, pengelolaan data juga sebaiknya terhubung dengan alur komunikasi. Artikel cara mengelola chat WhatsApp bisnis yang masuk dari banyak channel dapat menjadi rujukan untuk menata chat yang datang dari berbagai sumber.
2. Bedakan jadwal baru dan jadwal yang sudah dikonfirmasi
Jadwal yang baru disepakati belum tentu berarti calon pembeli benar-benar akan datang.
Buat status sederhana seperti:
- Menunggu konfirmasi
- Sudah dikonfirmasi
- Minta ubah jadwal
- Batal
- Selesai survei
Status ini membantu sales menentukan siapa yang perlu dihubungi dan siapa yang sudah siap datang.
Perubahan status juga sebaiknya tercatat di satu tempat agar anggota tim tidak bekerja berdasarkan informasi lama.
3. Kirim konfirmasi jadwal survei
Setelah waktu disepakati, kirim konfirmasi jadwal survei dengan informasi yang mudah dibaca.
Isi pesannya dapat mencakup:
- Nama calon pembeli
- Nama proyek atau unit
- Hari dan tanggal
- Jam kedatangan
- Lokasi
- Nama sales yang mendampingi
- Cara menghubungi sales jika ada perubahan
Jangan membuat calon pembeli harus mencari kembali informasi dari chat sebelumnya.
Contoh:
Halo, Kak [Nama]. Kami konfirmasi jadwal survei unit [Nama Proyek]
pada [Hari, Tanggal] pukul [Jam]. Lokasi survei di [Lokasi]. Kak
[Nama Sales] akan mendampingi saat kunjungan. Jika ada perubahan
waktu, silakan kabari kami agar jadwal dapat kami sesuaikan.
Pesan seperti ini juga membantu sales memiliki catatan komunikasi yang jelas.
4. Gunakan reminder survei unit berdasarkan waktu
Pengingat sebaiknya dikirim sebelum jadwal, bukan ketika calon pembeli sudah seharusnya berada di lokasi.
Waktu pengingat dapat disesuaikan dengan kebiasaan bisnis. Misalnya, tim dapat mengirim pengingat sehari sebelum jadwal dan meminta calon pembeli mengonfirmasi kembali.
Untuk proses yang sudah memiliki jadwal, reminder survei unit dapat dijalankan otomatis berdasarkan tanggal dan jam yang tersimpan.
Artikel Reminder WhatsApp Otomatis: Cara Mengurangi Jadwal Terlewat dan Batal membahas mekanisme pengingat
berdasarkan jadwal secara lebih umum.
5. Beri jalur mudah untuk mengubah jadwal
Tidak semua pembatalan berarti calon pembeli kehilangan minat. Ada yang mengalami perubahan pekerjaan, urusan keluarga, kendala perjalanan, atau membutuhkan waktu lain.
Karena itu, pesan pengingat sebaiknya memberi pilihan untuk mengonfirmasi atau meminta perubahan jadwal.
Contohnya:
Apakah jadwal survei besok pukul [Jam] masih sesuai? Balas YA
untuk konfirmasi atau UBAH jika ingin memilih waktu lain.
Dengan cara ini, tim dapat membedakan calon pembeli yang benar-benar batal dengan calon pembeli yang masih berminat tetapi membutuhkan jadwal berbeda.
Bagaimana Mengurangi Batal Survei Properti dari Chat WhatsApp?
WhatsApp menjadi salah satu titik komunikasi utama dalam proses survei. Karena itu, alurnya perlu dibuat agar informasi tidak berhenti di chat pribadi satu sales.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah menghubungkan jadwal dengan komunikasi otomatis.
Alurnya dapat dibuat seperti berikut:
Calon pembeli meminta survei → sales atau sistem mencatat jadwal → konfirmasi jadwal dikirim → reminder survei unit dikirim → calon pembeli mengonfirmasi → jika ada perubahan, jadwal diperbarui → sales menerima
informasi terbaru.
Dengan alur tersebut, tim tidak perlu mengingat setiap jadwal secara manual.
Zesta dapat digunakan untuk menyatukan komunikasi, otomasi, dan data customer dalam satu alur kerja. Untuk bisnis properti, penerapannya dapat diarahkan pada respons awal, pencatatan kebutuhan calon pembeli, pengingat jadwal, dan tindak lanjut setelah survei.
Pengelolaan ini juga dapat dilanjutkan ke proses cara follow up customer agar prospek tidak berhenti di tengah jalan, terutama untuk calon pembeli yang sudah survei tetapi belum mengambil langkah berikutnya.
Alur Setelah Site Visit Properti Juga Perlu Diatur
Masalah jadwal tidak selesai ketika calon pembeli datang.
Setelah site visit properti, sales perlu mengetahui hasil kunjungan. Apakah calon pembeli tertarik pada unit yang dilihat? Apakah membutuhkan pilihan unit lain? Apakah meminta simulasi atau informasi tambahan? Atau justru meminta waktu untuk mempertimbangkan?
Informasi ini sebaiknya dicatat bersama riwayat komunikasi.
Contoh alurnya:
- Calon pembeli datang sesuai jadwal.
- Sales mencatat hasil survei.
- Kebutuhan atau keberatan calon pembeli dicatat.
- Sales menentukan tindak lanjut yang sesuai.
- Pesan tindak lanjut dikirim sesuai kondisi.
- Status calon pembeli diperbarui.
Dengan begitu, survei tidak menjadi aktivitas yang berdiri sendiri. Hasil kunjungan tetap terhubung dengan proses penjualan berikutnya.
Cara Menerapkan Otomatisasi Jadwal Survei Unit Properti
Penerapan dapat dimulai dari jadwal yang paling sering membuat tim kewalahan.
Petakan alur yang masih manual
Cari tahu bagaimana tim menangani jadwal hari ini.
Apakah jadwal dicatat di chat pribadi? Apakah ada spreadsheet bersama? Siapa yang mengirim pengingat? Siapa yang mengecek calon pembeli yang belum melakukan konfirmasi?
Pertanyaan tersebut membantu menemukan bagian yang paling layak diotomatisasi.
Tentukan pemicu pengingat
Setiap pesan otomatis perlu memiliki pemicu yang jelas.
Contohnya:
- Jadwal survei dibuat.
- Jadwal sudah dikonfirmasi.
- Satu hari sebelum survei.
- Calon pembeli belum memberikan konfirmasi.
- Calon pembeli meminta perubahan jadwal.
- Survei sudah selesai.
Pemicu yang jelas membuat pesan dikirim berdasarkan kondisi yang tepat.
Siapkan pesan sesuai tahap
Pesan untuk jadwal baru berbeda dengan pesan pengingat. Pesan setelah survei juga berbeda dengan pesan untuk calon pembeli yang meminta perubahan jadwal.
Hindari satu pesan untuk semua kondisi.
Informasi yang digunakan juga harus mengikuti data terbaru. Jika jam atau lokasi berubah, pesan yang dikirim harus menggunakan informasi yang sudah diperbarui.
Tentukan kapan sales mengambil alih
Otomatisasi cocok untuk pekerjaan yang berulang dan memiliki aturan jelas. Namun, negosiasi harga, keberatan calon pembeli, permintaan khusus, atau pertanyaan yang membutuhkan keputusan tetap perlu ditangani sales.
Karena itu, alurnya harus memungkinkan sales mengambil alih dengan melihat riwayat chat dan informasi calon pembeli.
Pantau hasilnya
Setelah alur berjalan, periksa beberapa hal:
- Berapa banyak jadwal yang sudah dikonfirmasi?
- Berapa banyak yang meminta perubahan?
- Berapa banyak yang batal?
- Berapa banyak yang tidak datang?
- Berapa banyak survei yang selesai?
- Berapa banyak calon pembeli yang melanjutkan ke tahap berikutnya?
Data tersebut membantu tim melihat bagian mana dari alur survei yang masih perlu diperbaiki.
Apa yang Bisa Diotomatisasi Zesta dalam Alur Survei Properti?
Zesta dapat ditempatkan pada bagian komunikasi yang berulang sebelum dan sesudah survei.
Misalnya, ketika calon pembeli menghubungi melalui WhatsApp, sistem dapat membantu memberikan respons awal dan mengarahkan proses sesuai kebutuhan. Setelah jadwal dibuat, pengingat dapat dijalankan berdasarkan waktu yang sudah ditentukan.
Tim juga dapat melihat konteks komunikasi sehingga sales tidak harus mencari informasi dari banyak chat secara terpisah.
Untuk bisnis properti yang memiliki beberapa sales, alur ini membantu menjaga agar informasi jadwal, tindak lanjut, dan riwayat komunikasi tetap lebih teratur.
Hasil yang dicari bukan sekadar lebih banyak pesan terkirim. Tim perlu melihat apakah calon pembeli lebih banyak mengonfirmasi jadwal, apakah pembatalan dapat diketahui lebih awal, apakah waktu sales lebih terpakai untuk calon pembeli yang siap datang, dan apakah proses setelah survei menjadi lebih konsisten.
FAQ
Apa yang dimaksud jadwal survei unit properti?
Jadwal survei unit properti adalah pengaturan waktu kunjungan calon pembeli ke unit atau lokasi properti yang diminati. Informasi biasanya mencakup tanggal, jam, lokasi, unit, dan sales yang mendampingi.
Kapan reminder survei unit sebaiknya dikirim?
Pengingat sebaiknya dikirim sebelum jadwal survei agar calon pembeli memiliki waktu untuk mengonfirmasi atau meminta perubahan. Waktu pengiriman dapat disesuaikan dengan pola kerja tim dan kebutuhan calon pembeli.
Bagaimana cara mengurangi batal survei properti?
Mulailah dengan konfirmasi jadwal yang jelas, pengingat sebelum kunjungan, dan jalur mudah untuk mengubah jadwal. Jika proses masih dilakukan manual, pengingat dapat dibuat otomatis berdasarkan jadwal yang sudah tercatat.
Apa yang perlu dicatat setelah site visit properti?
Catat hasil kunjungan, unit yang diminati, pertanyaan atau keberatan calon pembeli, kebutuhan tindak lanjut, dan status proses berikutnya. Informasi ini membantu sales melanjutkan komunikasi tanpa memulai dari awal.
Bagaimana Zesta membantu mengelola jadwal survei properti?
Zesta dapat membantu menghubungkan komunikasi WhatsApp, pencatatan informasi customer, pengingat, dan tindak lanjut dalam satu alur kerja. Tim dapat menggunakan alur tersebut untuk menjaga komunikasi sebelum survei dan setelah kunjungan.
Atur Jadwal Survei Unit Properti dengan Zesta
Jadwal survei yang rapi membantu sales mengetahui siapa yang akan datang, siapa yang perlu dikonfirmasi, dan siapa yang meminta perubahan waktu. Pengingat yang berjalan sesuai jadwal juga membuat tim tidak perlu mengejar setiap calon pembeli secara manual.
Mulailah dari satu alur sederhana: catat jadwal, kirim konfirmasi, jalankan reminder survei unit, lalu pastikan hasil site visit properti masuk ke proses tindak lanjut. Zesta dapat membantu menyatukan komunikasi, otomasi, dan data customer agar alur tersebut lebih teratur.
Jika ingin melihat bagaimana alur ini dapat diterapkan pada proseskomunikasi bisnis Anda, hubungi tim Zesta lewat WhatsApp.
